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「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項等に関するご案内(役員・社員等向け)

個人情報の保護に関する法律(以下「法」といいます)、その他の関連法令・ガイドラインに基づき、ソニー生命保険株式会社(以下「会社」といいます)が取得する役員・社員・派遣社員等(以下、内定者および退職者を含め「社員等」といいます)の方の個人情報について公表する事項を以下に掲載いたします。

ソニー生命保険株式会社
代表取締役社長
髙橋 薫

運用開始:2005年4月1日
改定日:2022年10月7日
2022年4月1日改訂版はこちら

1. 社員等の個人情報の利用目的(法21条1項関係)

会社が取得する社員等の個人情報の利用目的は、次のとおりです。

  1. 人事労務管理(人事評価、配置(出向、転籍を含む)、研修を含む)
  2. 賃金管理(給与・一時金の決定、退職金の支払を含む)
  3. 健康管理(健康診断、保健指導を含む)
  4. 福利厚生業務(財形貯蓄等を含む)
  5. セキュリティ管理(防犯、防災、労働安全衛生を含む)
  6. 業務管理(業務の連絡、各種報告書作成を含む)

なお、社員等から取得する健康に関する個人情報については、下記以外の目的には利用しません。

  1. 健康診断等の実施
  2. 社員等本人からの健康相談等の対応
  3. 社員等本人に対する保健指導等
  4. 社員等の安全と健康確保のための措置(就業場所の変更・作業の変換・適正な職場配置・労働時間の短縮を含む)に関する職場への助言
  5. ソニーグループに属する法人への赴任・出向・転籍の検討または実施における、社員等本人の安全と健康確保に関する職場ならびに当該法人への助言
  6. 就業規則に定める社員等本人の休職・復職時における健康状態の把握のための基礎情報ならびに職場への助言

会社が社員等から取得する「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、番号法といいます)で定める個人番号(以下、個人番号といいます)および特定個人情報(個人番号を含む個人情報をいいます。以下、特定個人情報といいます)の利用目的は次のとおりであり、本人の同意があっても、それ以外の目的には利用しません。

  • 社員等の特定個人情報

    【税務】
    1. 報酬の支払調書作成事務
    2. 給与所得・退職所得の源泉徴収事務
    3. 住民税の特別徴収事務
    【社会保険】
    1. 雇用保険関係届出事務
    2. 健康保険・厚生年金保険関係届出事務
    3. 労働者災害補償保険法関係届出事務
    【福利厚生等】
    1. 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書および申込書作成事務
    2. 持株会の委託を受けて行う個人番号の収集、持株会への個人番号提供およびこれらに付随する事務
    3. 「確定給付企業年金法」または「確定拠出年金法」に関する事務
    4. ストックオプション制度に係る金融商品取引に関する法定調書の作成を目的とした、ソニーグループ株式会社への個人番号の提供または、これらに付随する事務
  • 社員等の配偶者および親族等の特定個人情報

    【税務】
    1. 給与所得の源泉徴収事務
    【社会保険】
    1. 健康保険・厚生年金保険関係届出事務
    2. 国民年金第3号被保険者の届出事務

2. 社員等の保有個人データに関する事項(法32条1項関係)

会社が取り扱う社員等の保有個人データに関する事項は、次のとおりです。

  1. 当該個人情報取扱事業者(会社)の名称
    ソニー生命保険株式会社
  2. 会社住所・代表者氏名
    会社概要に掲載のとおり
  3. 利用目的
    上記1に定める利用目的と同じ
  4. 開示等の請求等に応じる手続
    社員等の保有個人データに関する利用目的の通知(法32条2項関係)、開示(第三者提供記録の開示を含む)(法33条1項・5項関係)、訂正等(法34条1項関係)、および利用停止等(法35 条1項・3項・5項関係)に関するお問い合わせ(以下「開示等の請求等」といいます)につきましては、以下の窓口までご連絡ください。
    受付窓口
    ソニー生命保険株式会社
    支社制度社員:営業管理部
    本社制度社員、派遣社員等:人事部
    住所 〒100-8179 東京都千代田区大手町一丁目9番2号 大手町フィナンシャルシティ グランキューブ
    TEL(代表) 03-5290-6100 (受付時間 平日9:00~17:30)
    お手続方法
    1. 上記窓口に、原則としてご来所にてお問い合わせをいただきます。(ご本人以外は、お手続できません。ご参照)
    2. 必要に応じ、請求用紙等を送付します。
    3. 請求用紙に所定の事項をご記入いただき、上記窓口にご持参ください。
    4. ご請求頂いた開示等の請求等の内容について確認のうえ、適正な処理を遅滞なく実施し、書面(封書)または電磁的記録にて、回答いたします。書面のお渡しは、安全のため、原則として上記窓口へのご来所にて対応させていただきます。
    5. 法令の定めにより、開示等の請求等に応じられない場合があります。開示等の請求等に応じられない場合は、その理由をお知らせいたします。

    ※代理人の方からの請求をご希望される場合の手続に関しましては、上記の窓口に直接お問い合わせください。

  5. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
    「4.(1) 個人データの安全管理に関する宣言」をご参照ください。
  6. 苦情・相談のお申出先窓口
    社員等の保有個人データに関する苦情・相談につきましては、前記(4)の窓口にて承ります。

3. 共同利用に関する事項(法27条5項3号・6項関係)

会社は、以下の場合に社員等の個人データを共同利用させていただきます。

  1. ソニーグループ各社間での共同利用
    1. 共同して利用する個人データの項目
      • 基本情報(氏名、住所、年齢を含み、業務上のものに限らない)、賃金関係情報、人事情報、家族・親族情報、身体・健康情報
    2. 共同して利用する者の範囲
      • (a)ソニーグループ株式会社、(b)ソニーグループ株式会社の関連会社(ソニーグループ株式会社が直接または間接に発行済議決権付株式または持分の過半数を保有する日本国内または日本国外の法人)、および(c)「ソニー」または「SONY」を商号または名称の一部として使用している日本国内または日本国外の法人。
    3. 利用する者の利用目的
      • 上記2.に定めるソニーグループに属する法人間において、共同して行われる次の事項
        • (a)人事労務管理(人事評価、配置(出向、転籍を含む)、研修を含む)
        • (b)賃金管理(給与・一時金の決定、退職金の支払を含む)
        • (c)健康管理(健康診断、保健指導を含む)
        • (d)福利厚生業務(財形貯蓄等を含む)
        • (e)セキュリティ管理(防犯、防災、労働安全衛生を含む)
        • (f)業務管理(業務の連絡、各種報告書作成を含む)
    4. 個人データの管理について責任を有する者、会社住所、代表者氏名
  2. 生命保険会社その他保険引受けを行う者との間での共同利用
    会社は、生命保険募集人の個人情報について、「募集人登録情報照会制度」、「合格情報照会制度」、「廃業等募集人情報登録制度及び代理店廃止等情報制度」、「変額保険販売資格者登録制度」、生命保険会社その他保険業法に基づき保険の引き受けを行う者との間で、所定の情報を共同利用しております。これらの制度内容等につきましては、一般社団法人生命保険協会のホームページ 新しいタブで開きますにてご確認ください。
  3. 個人番号を含む特定個人情報の取扱
    会社は、番号法で認められている場合を除き、個人番号および特定個人情報を外部に提供することはありません。

4.個人データの安全管理に係る基本方針

  1. 個人データの安全管理に関する宣言
    ソニー生命は、お預かりした個人データを利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、不正なアクセス、改ざん、漏えいなどから守るべく、現時点での技術水準に合わせた必要かつ適切な安全管理措置を講じます。この安全管理措置には、基本方針・規程等の整備を含む組織的な情報セキュリティマネジメントの実施や定期的な見直し、従業員に対する定期的な教育研修、定期的な情報資産の棚卸、物理的な安全管理措置の実施(従業員の入退室管理、端末管理等)、通信の暗号化、厳格なアクセス制御、情報システムに対する定期的な脆弱性管理、などが含まれます。
    また、弊社では、取得した個人情報の一部を外国の業務委託先等に提供し、または外国にあるデータホスティングプロバイダに保存することがあります。この場合、弊社は、提供先において情報の安全管理のために必要かつ適切な措置が行われていることを確認の上、上記提供または保存を行います。
  2. 基本方針の継続的改善の宣言
    ソニー生命は、システム関連部門を対象に情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO27001」を取得しており、積極的に情報資産のセキュリティ向上に取り組んでいます。個人データの安全管理についても、同じ位置付けで、基本方針を適宜見直し、継続的改善を進めてまいります。
  3. 関係法令等遵守の宣言
    ソニー生命は、個人データの安全管理について、法をはじめ個人情報保護に関する諸法令、行政庁発出のガイドラインおよび一般社団法人生命保険協会の定める指針等を遵守します。
  4. 委託先について
    ソニー生命は、各種保険契約のお引き受け、ご継続・維持管理、保険金・給付金等のお支払いにかかる事務・付随する業務、各種サービスのご案内・提供にかかる業務、本社・支社間等社内配送、個人情報を取り扱う情報システムの保守等の業務の全部または一部を委託する場合は、個人情報の安全管理が図られるよう適切に監督いたします。

5. 外国にある事業者への個人データの提供について(法第28条第3項関係)

ソニー生命は、上記1.利用目的の達成に必要な範囲内において、取得した個人データを外国にある事業者(業務委託先等)に提供する場合があります。弊社は、かかる事業者への個人データの提供にあたっては、情報の安全管理のために必要かつ適切な措置が行われていることを確認しています。

ソニー生命は、ご本人からの求めに応じて、外国にある事業者(業務委託先等)における安全管理のための措置等に関する情報を提供します。

  1. ご請求窓口
    上記2.(4)に同じ。
  2. 情報提供の方法
    外国にある事業者(業務委託先等)における安全管理のための措置等に関する情報を、書面にて回答いたします。

6. 備考

会社が、社員等ご本人への通知の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先いたします。

以上

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